Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto Único 1074 de 2015), The Wala IPS Indígena Pública da a conocer la política con la que recolecta, guarda, usa y protege los datos personales de sus usuarios, de sus familias, de su personal y de las personas que se comunican con la institución.

1. Responsable del tratamiento

• Nombre: The Wala IPS Indígena Pública.
• NIT: 809.009.550.
• Dirección: Calle 17 No. 7 - 60, Barrio Interlaken, Ibagué, Tolima (sede administrativa).
• Correo electrónico: sedeadministrativa@ipsthewala.com
• Página web: ipsthewala.com

2. Qué datos tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico.
• Datos de afiliación: EPS, régimen, municipio y comunidad o resguardo.
• Datos de salud (datos sensibles): historia clínica, diagnósticos, procedimientos, exámenes, medicamentos y demás información de la atención.
• Datos de niñas, niños y adolescentes: los necesarios para su atención en salud, siempre respetando su interés superior y sus derechos.
• Datos de las PQRS: lo que la persona escribe en el formulario de PQRS o en sus comunicaciones con la institución.

3. Para qué usamos los datos (finalidades)

• Prestar los servicios de salud: asignar citas, atender, hacer seguimiento y llevar la historia clínica.
• Facturar los servicios y cumplir las obligaciones con las EPS y entidades del sistema de salud.
• Reportar la información que exige la ley a las autoridades de salud (Ministerio de Salud, Superintendencia Nacional de Salud, secretarías de salud y demás).
• Recibir, tramitar y responder peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRS).
• Comunicarnos con el usuario sobre su atención, recordatorios de citas y programas de promoción y prevención.
• Medir la satisfacción de los usuarios y mejorar la calidad de los servicios.
• Cumplir las obligaciones legales, contables y laborales de la institución.

4. Datos sensibles y datos de menores de edad

Los datos de salud son datos sensibles. The Wala IPS los trata con la mayor reserva, solo para las finalidades de esta política y conforme a las normas de historia clínica. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos, salvo cuando la ley lo exige para la prestación del servicio de salud.

Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. La autorización la da su representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.

5. Derechos de los titulares

Toda persona cuyos datos tratemos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informada sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de haber hecho su consulta o reclamo ante la institución.
• Revocar la autorización o pedir que se borren sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos (por ejemplo, la historia clínica debe conservarse por el tiempo que fija la ley).
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

6. Cómo ejercer sus derechos

Las consultas y reclamos sobre datos personales se reciben en la sede administrativa, en el correo sedeadministrativa@ipsthewala.com o por el formulario de PQRS. La solicitud debe indicar el nombre y documento del titular, la descripción de lo que pide y un dato de contacto para la respuesta.

• Consultas: se responden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

7. Seguridad de la información

The Wala IPS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. El personal que conoce datos personales está obligado a guardar reserva, incluso después de terminar su vínculo con la institución. Los datos se comparten solo con quienes la ley lo permite o lo exige (por ejemplo, EPS y autoridades de salud).

8. Formulario de PQRS de esta página

Los datos que se escriben en el formulario de PQRS se usan únicamente para tramitar y responder la solicitud y para mejorar nuestros servicios. Se guardan de forma reservada, fuera de la parte pública de la página, y solo los consulta el personal encargado de las PQRS.

9. Vigencia

Esta política rige desde su publicación en la página web (octubre de 2026). Las bases de datos se conservan mientras sean necesarias para las finalidades descritas y por el tiempo que exijan las normas, en especial las de historia clínica. Cualquier cambio importante en esta política se publicará en esta misma página.